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Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten schliesst wöchentliche Team-Sitzungen in der Basis nicht aus.
Orts- und zeitunabhängiges Arbeiten schliesst wöchentliche Team-Sitzungen in der Basis nicht aus.

«WORK SMART INITIATIVE»

Smartes Arbeiten sorgt für mehr Flexibilität und Unabhängigkeit

Man sieht sie in der Bahn am Laptop arbeiten, in einem Coworking Space, in einem Café oder in einer Bibliothek: Alexandra Kühn lebt als Geschäftsführerin der «Work Smart Initiative» vor, was mobiles Arbeiten bedeutet.

Alexandra Kühn ist eine digitale Nomadin und arbeitet dort, wo ihre Hilfe benötigt wird, oder sie wählt einen Ort, wo sie in Ruhe arbeiten kann. Das war nicht immer so. Als sie sich vor ein paar Jahren bei der schweiz­weit grössten ICT-Anbieterin beruflich mit dem smarten Arbeiten auseinandersetzte und in dieser Zeit Mutter wurde, lernte sie die Vereinbarkeit von Arbeits- und Familienalltag schätzen. Smartes Arbeiten verspricht mehr Flexibilität und Unabhängigkeit – ob zu Hause, mit einem «Shared Desk», im Zug oder in einem der immer zahlreicher werdenden Coworking Spaces. Die Flexibilisierung der Arbeitsorte und -zeiten wird seit 2015 von der Organisation «Work Smart Initia­tive» gefördert. Vor einem Jahr übernahm ­Alexandra Kühn (39) die neu geschaffene Stelle als deren Geschäftsführerin.

Viele Vorteile

Home Office, die Arbeit in den eigenen vier Wänden, gibt es schon länger und sie erwies sich bei den ersten Überlegungen zu neuen flexiblen Arbeitsmodellen als wertvolle und zielführende Basis. Beim Arbeiten zu Hause bleiben überfüllte Züge oder verstopfte Autobahnen und Strassen erspart. «myclimate», eine internationale Initiative für wirksamen Klimaschutz, hat errechnet, dass 4,5 Mio. Autokilometer und 2,6 Mio. Personenkilometer im öffentlichen Verkehr eingespart werden könnten, wenn 450 000 Arbeitnehmende einmal in der Woche daheim arbeiten würden. Home Office wurde so zum Exempel für neue, flexible Arbeitsmodelle, die sowohl für Arbeitgebende wie -nehmende für eine Win-win-Situation sorgen sollen.

Von der Digitalisierung eingeholt

Alexandra Kühn erzählt ihre eigene Geschichte und über ihre Skepsis flexiblen Arbeitsmodellen gegenüber. Sie war Primarlehrerin und kannte fixe Präsenzzeiten mit allen Vor- und Nachteilen. Wenig Flexibilität im Arbeitsalltag spürte sie auch bei ihrer Arbeit für eine Kommunikationsagentur. Trotz flexibler Arbeitszeiten haben Alltagsdruck, Routine und Unternehmenskultur dominiert. Nach ihrem Studium in Journalismus und Unternehmenskommunikation stieg sie bei Swisscom in die Unternehmenskommunikation ein und lernte allmählich die neuen Arbeitsformen in der Praxis kennen. Im Zuge eines Neubaubezugs wurden fixe Arbeitsplätze abgeschafft. Sie habe sich damals einen Schrank für ihre persönlichen Sachen gemietet und nach sechs Jahren festgestellt, dass sie den Schrank nur zweimal geöffnet habe. Die Digitalisierung hatte sie eingeholt. Alle wichtigen Unterlagen waren digitalisiert und über eine Cloud jederzeit abrufbar.

Starke Unterstützung

Argumente, die bisher über 220 Organisationen in der Schweiz dazu bewogen haben, die Work Smart Charta zu unterschreiben, und damit die Verpflichtung, intern flexible Arbeitsformen zu fördern. Die «Work Smart Initiative» gründet auf dem 2010 eingeführten und schweizweit zelebrierten Home-­Office-Tag. Arbeitstätige wurden dazu ermuntert, an diesem Tag zu Hause zu arbeiten und den Pendlerverkehr zu entlasten. Vier Jahre später entschloss sich die Trägerschaft, einen Verein zu gründen, um verstärkt und mit breiter Unterstützung mobiles Arbeiten an einem unabhängigen Arbeitsort zu fördern. Finanziell getragen wird die «Work Smart Initiative» vorwiegend durch ihre Vereinsmitglieder, die sogenannten Work Smart Leaders 1. Partnerorganisationen bezahlen einen von ihrer Organisations­grösse abhängigen Beitrag. Mit der Unterzeichnung der Charta (Work Smart Supporter) hingegen sind keine Kosten verbunden.

Präsenz steuern

Für Alexandra Kühn ist flexibles Arbeiten längst zum Alltag geworden. Sie selber weiss, wie wertvoll es ist, in Randzeiten bequem im Zug zu sitzen und zu arbeiten. Selbst auf kürzeren Fahrten kann sie ihre Mails beantworten und To-do-Listen aktualisieren. «Die überfüllten Züge während der Stosszeiten zeigen ein trügerisches Bild. Mit flexibler Arbeitszeit kann ich meine Reisen auf die ruhigen Nebenverkehrszeiten legen und dann arbeiten», spricht sie aus Erfahrung. Sie weiss aber auch um die Schwierig­keiten, die sich bei der Umsetzung von ­flexiblem Arbeiten offenbaren: «Es braucht viel gegenseitiges Vertrauen.» Denn: «Vermehrte Selbstbestimmung bedeutet vermehrte Verantwortung.» Der Mensch sei nicht beliebig steuerbar, weil er aufgrund seiner ganz individuellen Persönlichkeit auf bestimmte Arbeitsmodelle mehr oder weniger gut anspreche. «Es gibt keine Patent­lösungen», gibt Alexandra Kühn zu bedenken. Und sie ist überzeugt: «Es ist die Aufgabe der Arbeitgeberin, zusammen mit den Arbeitnehmenden die optimale Mischung für ein flexibles Arbeitsmodell zu finden und zu institutionalisieren.»

Ob arbeiten an einem «Shared Desk» oder in einem Coworking Space: Flexibles Arbeiten macht unabhängiger.

Neue Rollenverteilung

Wiederum am Beispiel von Home Office wird offenkundig, dass flexible Arbeits­formen rechtlich abgesichert sein müssen. Einen gesetzlichen Anspruch auf Home Office haben Arbeitnehmende grundsätzlich nicht, ausser, wenn es explizit vereinbart ist. Umgekehrt kann der Arbeitgeber seine ­Mitarbeitenden nicht dazu verpflichten. Man kann aber davon ausgehen, dass Unter­nehmen, die sich diesem neuen Denken unterordnen, mit den nötigen gesetzlichen Grundlagen die rechtlichen und versicherungstechnischen Tücken regeln. Das beginnt bei der Infrastruktur. Einerseits braucht es durch «Shared Desk» weniger Räume, Arbeitsplätze und veränderte technische Hilfsmittel. Andererseits müsste die Infrastruktur vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt oder finanziell abgegolten werden, wenn die Arbeit die Nutzung privater Geräte erfordert. «Diese Fragen sind häufig in den Arbeitsverträgen oder Zusatzvereinbarungen klar geregelt», weiss Alexandra Kühn aus Erfahrung. Es entspreche nicht der primären Zielführung, mit flexiblen Arbeitszeiten und -orten Geld zu sparen. Das wäre bestenfalls eine angenehme Nebenerscheinung. Einer letzten Umfrage zufolge seien höhere Mitarbeiterzufriedenheit, Arbeitgeberattraktivität und eine ausgewogene Work-Life-­Balance Treiber für flexibles Arbeiten.

Die orts- und zeitunabhängige Arbeitsweise verteilt die Rollen neu. Der Vorgesetzte hat eine geringere Kontrollfunktion und weniger direkten Einfluss auf die Arbeit. Er nimmt die Position eines Coaches oder Moderators ein. Und wenn die tägliche persönliche Begegnung entfällt, braucht es neue Vereinbarungen: Beispielsweise kann sich ein Team wöchentlich zu einem «Office-Tag» treffen und so die Mitarbeiterbindung und Identifikation erhöhen.

Kein branchenspezifisches Thema

Ist Smart Work auf jede Tätigkeit und Branche beliebig adaptierbar? «Flexibles Arbeiten ist kein branchenspezifisches Thema», sagt Alexandra Kühn. Entscheidend sei vielmehr die Tätigkeit. «Es gibt Tätigkeiten, die an bestimmte Zeiten gebunden sind, andere im gleichen Unternehmen nicht.» Jeder vierte Arbeitnehmer arbeite heute schon flexibel und jeder dritte möchte verstärkt zu dieser Form übergehen, beruft sich Kühn auf eine schweizweite Studie. Auch die Grösse eines Unternehmens sei nicht ausschlag­gebend für die Machbarkeit. Eine wesentliche Grundlage für eine erfolgreiche Initiierung ist für Alexandra Kühn die Umsetzung von Digitalisierungsprozessen in einem Unternehmen, aber auch die kulturelle Transformation und Kommunikation. «Gesamtschweizerisch betrachtet sind es grosse Unternehmen, die über die nötigen Ressourcen verfügen.» Sie sehe aber gute Fortschritte bei mittleren und kleineren Unternehmen, die bei der Umsetzung oftmals agiler seien.

Laufende Umfrage

Ein wichtiger Teil der Arbeit der «Work Smart Initiative» sind regelmässige Umfragen bei den Organisationen, die die Work Smart Charta unterzeichnet haben. Dabei sollen diese Work Smart Supporter ihre Organisationen in den vier Dimensionen ­Infrastruktur, Technologie, Arbeitsmodell und Organisationsstrukturen auf einer Skala von 1 bis 5 einstufen. Jüngsten Umfragen zufolge werden die besten Erfolge im Bereich Technologie und Arbeitsmodell erzielt.

Die «Work Smart Initiative» selbst will ihr Netzwerk künftig noch ausweiten, um dadurch mehr Wirkung zu erzielen. Dazu gehört auch die Kommunikation nach aussen. «Wir wollen aufzeigen, welcher Mehrwert hinter einer Beteiligung am Thema und an dieser Initiative steckt.»

1 «Work Smart Initiative» wird von fünf Unternehmen getragen: Swisscom, SBB, Post, Mobiliar und Witzig The Office Company

Nachgefragt

BDO gehört zu den 219 Mitunterzeichnern der «Work Smart ­Initiative» und ist schon länger mit der Umsetzung von flexiblen Arbeitszeiten und -orten beschäftigt. Wir haben bei Denis Boivin nachgefragt. Er beschäftigt sich BDO intern intensiv mit dem Thema.

Herr Boivin, was hat BDO dazu bewogen, die Charta der «Work Smart Initiative» zu unterzeichnen?

Denis Boivin: Es gibt mehrere Beweggründe. Entscheidend in der Organisation unserer Arbeitsstrukturen war sicher der Umzug unseres Standortes in Zürich. Die Mitarbeitenden von ursprünglich vier dezentralen Standorten arbeiten heute vereint auf vier Stockwerken im «Schiffbau» in Zürich. Das war unser eigentlicher Eintritt in die neue Arbeitswelt.

Manifestiert sich das «neue Arbeiten» auch mit «Desk Sharing»?

In diesem Punkt erfüllen wir die Voraussetzungen für smartes Arbeiten (noch) nicht ganz. Alle Mitarbeitenden haben noch ihren eigenen Arbeitsplatz. Die vorhandene Infrastruktur erlaubt uns aber, mit der Zeit auch in diese Richtung zu gehen.

BDO hat neben dem Standort in Zürich noch 33 weitere Stand­orte in der Schweiz. Setzen Sie dieses Konzept flächendeckend durch?

Wir investieren generell in eine bessere Infrastruktur, haben ein Mobilitätskonzept bei den grösseren Niederlassungen entwickelt und auch ein ­Jahresarbeitszeitmodell eingeführt. Seit ein paar Monaten ist zudem ein Kundenportal aufgeschaltet, auf das unsere Mitarbeitenden und unsere Kunden orts- und zeitunabhängig zugreifen können. Zudem wurden die Digitalisierungsprozesse bei uns schon vor einigen Jahren eingeleitet.

«Work Smart Initiative» führt bei den Smart Supportern regelmässig Umfragen durch, um die Fortschritte der beteiligten Firmen in den ­vier Dimensionen Infrastruktur, Technologie, Arbeitsmodell und Organisationsstrukturen zu erkunden. Wie sieht der aktuelle Stand bei BDO aus?

In der Technologie befinden wir uns bereits in der optimalen Phase; in den Bereichen Infrastruktur, Arbeitsmodell und Organisationsstruktur sind wir «auf Kurs» und dadurch angespornt, konsequent unseren Weg weiter zu verfolgen. Wir sind noch längst nicht am Ende des Prozesses.

Wie reagieren die Mitarbeitenden auf die neuen Arbeitsformen?

Wir haben bisher noch keine Umfragen durchgeführt und haben daher auch keine direkten Reaktionen. Wir spüren aber, dass die Mitarbeitenden Mobilität, Home-Office oder das Jahresarbeitszeitmodell durchaus zu schätzen wissen. Für viele ist es ein Gewinn, im Zug oder in einem Coworking Space unabhängig und entspannt arbeiten zu können. Am Ende des Tages zählt die geleistete Arbeit, unabhängig davon, wo und wann diese ausgeführt wurde.

Denis Boivin Leiter Steuern und Recht, BDO Schweiz

Denis Boivin Leiter Steuern und Recht, BDO Schweiz

Zur «Work Smart Initiative»

Die «Work Smart Initiative» fördert flexibles und ortsunabhängiges Arbeiten. Die Charta der 2015 gegründeten Organisation wurde bereits von über 220 Organisationen unterschrieben (Stand Mitte Oktober 2019). Diese Firmen bilden in diesem Netzwerk die Work Smart Supporter. Work Smart Partner hingegen zeigen ihr Engagement auch gegen aussen und finanzieren die Bestrebungen der von fünf Unternehmen (Work Smart Leader) getragenen Organisation mit.

Zur Person

Alexandra Kühn (vorne) lernte die neuen Arbeitsformen in der Praxis kennen.

Alexandra Kühn leitet das operative Geschäft des Business-Netzwerks «Work Smart Initiative». Bevor sie Mitte 2018 bei der Initiative eingestiegen ist, verantwortete sie während mehrerer Jahre alsKommunikationsberaterin bei Swisscom verschiedene Projekte und Themen, zuletzt Work Smart. Zuvor arbeitete sie für internationale Unternehmen in einer Kommunikationsagentur. Vor ihrer Tätigkeit als Freelancerin in den Bereichen Journalismus und Kommunikation unterrichtete sie während einiger Jahre an der Primarschule. Alexandra Kühn hat einen BSc in Journalismus und Unternehmenskommunikation. Mit ihrem Teilzeitpensum und der Unabhängigkeit vom Arbeitsplatz lebt die Mutter zweier Kinder vor, wofür sie sich bei der «Work Smart Initiative» engagiert.