4 min
Le travail sans contraintes temporelles et géographiques n’exclut pas les réunions d’équipe hebdomadaires.
Le travail sans contraintes temporelles et géographiques n’exclut pas les réunions d’équipe hebdomadaires.

«WORK SMART INITIATIVE»

Le travail «smart» garantit davantage de flexibilité et d’indépendance

On la voit travailler sur son laptop dans le train, un espace de coworking, un café ou une bibliothèque: en tant que directrice de la «Work Smart Initiative», Alexandra Kühn montre ce que le travail mobile signifie.

Alexandra Kühn est une nomade numérique qui travaille là où l’on a besoin de son aide ou à des endroits où elle peut travailler dans le calme. Cela n’a pas toujours été le cas. Alors qu’elle défendait le travail «smart» auprès d’un grand fournisseur suisse de technologies de l’information et qu’elle venait d’avoir son premier enfant, elle a commencé à apprécier la conciliation du travail et de la vie familiale. Le travail «smart» garantit plus de flexibilité et d’indépendance, que l’on soit chez soi, dans un bureau partagé, en train ou dans l’un des espaces de coworking dont le nombre augmente sans cesse. La flexibilisation des lieux et horaires de travail est promue par l’organisation «Work Smart Initiative» depuis 2015. Il y a un an, Alexandra Kühn (39 ans) a pris le poste nouvellement créé de directrice.

De nombreux avantages

Le home office, ou travail à domicile, existe depuis longtemps et s’est révélé, lors des premières réflexions, être une base utile et fiable pour les nouveaux modèles de travail flexibles. En travaillant chez soi, on évite les trains bondés et les embouteillages. «myclimate», une initiative internationale visant à protéger le climat, a calculé que 4,5 millions de kilomètres automobiles et 2,5 millions de kilomètres-personnes en transport public pourraient être évités si 450 000 salariés travaillaient chez eux une fois par semaine. Le home office est donc devenu l’exemple des nouveaux modèles de travail flexibles qui doivent garantir une situation gagnant-gagnant pour les collaborateurs et les entreprises.

La numérisation

Alexandra Kühn nous parle de sa propre expérience et de son scepticisme vis-à-vis des modèles de travail flexibles. Elle a été institutrice avec des horaires de présence fixes et tous les avantages et inconvénients que cela implique. Elle a aussi ressenti un manque de flexibilité au quotidien quand elle travaillait dans une agence de communication. Malgré des horaires flexibles, la pression quotidienne et la routine dominaient. Après des études de journalisme et de communication d’entreprise, elle a rejoint la communication d’entreprise de Swisscom et s’est progressivement familiarisée avec les nouvelles formes de travail dans la pratique. Lors d’un déménagement dans un nouveau bâtiment, les postes de travail fixes ont été éliminés. Elle a alors loué une armoire pour ses affaires personnelles avant de constater qu’elle ne l’avait ouverte que deux fois en six ans. La numérisation l’avait rattrapée. Tous les documents importants étaient numérisés et consultables en tout temps sur le cloud.

Un soutien important

Ces arguments ont déjà incité plus de 220 organisations en Suisse à signer la charte «Work Smart» et à s’engager à encourager les formes de travail flexibles en interne. La «Work Smart Initiative» se base sur le jour du home office lancé en 2010 et célébré dans toute la Suisse. Les salariés sont encouragés à travailler chez eux ce jour-là et à alléger la circulation de pendulaires. Quatre ans plus tard, l’organe responsable a décidé de fonder une association pour promouvoir le travail mobile sans contrainte de lieu de travail de manière plus forte et avec plus de soutien. Le soutien financier de la «Work Smart Initiative» vient surtout de ses membres, les Work Smart Leaders1. Les organisations partenaires paient une cotisation qui est proportionnelle à leur taille. En revanche, les signataires de la charte (Work Smart Supporters) ne doivent rien payer.

Piloter sa présence

Le travail flexible fait partie du quotidien d’Alexandra Kühn depuis longtemps. Elle sait combien il est précieux de pouvoir s’asseoir et travailler confortablement en train aux heures creuses. Même sur des trajets brefs, elle peut répondre à ses e-mails et mettre à jour ses listes de choses à faire. «Les trains bondés aux heures de pointe donnent une idée trompeuse. Grâce au travail flexible, je peux travailler en voyageant pendant les heures creuses», explique-t-elle.

Mais elle connaît aussi les difficultés qui apparaissent quand on met en oeuvre le travail flexible: «Cela demande une grande confiance mutuelle.» En effet, «une autodétermination accrue implique une responsabilité accrue». On peut accompagner un collaborateur qui correspond plus ou moins bien à certains modèles de travail en raison de sa personnalité. «Il n’y a pas de solution universelle», estime Alexandra Kühn. Sa conviction: «C’est le devoir de l’employeur, en réflexion avec les collaborateurs, de trouver et d’institutionnaliser le mix optimal pour un modèle de travail flexible.»

Peu importe que l’on travaille dans un bureau partagé ou dans un espace de coworking: le travail flexible garantit plus d’indépendance.

Nouvelle répartition des rôles

L’exemple du home office montre aussi que les formes de travail flexibles doivent être couvertes sur le plan juridique. En principe, les salariés n’ont pas de droit légal au home office à moins que cela ne soit convenu explicitement. Inversement, l’employeur ne peut pas obliger ses salariés à l’utiliser. Mais on peut supposer que les sociétés qui souscrivent à ce nouveau type de pensée règlent les questions de droit et d’assurances avec les bases juridiques nécessaires. Cela commence par l’infrastructure. D’une part, les bureaux partagés demandent moins d’espace, moins de postes de travail et différents outils techniques. D’autre part, cette infrastructure devrait être mise à disposition par l’employeur ou faire l’objet d’une compensation financière si le travail demande l’utilisation d’équipement privé. «Ces questions sont souvent réglées clairement dans les contrats de travail ou les accords complémentaires », confie Alexandra Kühn sur la base de son expérience. L’objectif primaire n’est pas d’économiser de l’argent avec des horaires ou des lieux de travail flexibles. Cela serait dans le meilleur des cas un effet secondaire bienvenu. Selon un sondage récent, une satisfaction accrue des collaborateurs, un attrait supérieur de l’employeur et un meilleur équilibre travail / vie privée sont les moteurs du travail flexible.

Le travail sans contrainte de lieu et d’horaires modifie la répartition des rôles. Le supérieur a une fonction de contrôle plus limitée et moins d’influence directe sur le travail. Il assume la position d’un coach ou d’un animateur. Et si les rencontres personnelles quotidiennes disparaissent, on a besoin de nouvelles conventions: par exemple, une équipe peut se réunir au bureau une fois par semaine et accroître ainsi le lien entre les collaborateurs et leur identification à l’entreprise.

Pas spécifique à certains secteurs

Le «smart work» est-il adaptable à toutes les activités et à tous les secteurs? «Le travail flexible n’est pas un thème spécifique à certains secteurs», explique Alexandra Kühn. Ce qui importe le plus, c’est l’activité. «Au sein d’une même entreprise, certaines activités ont des contraintes d’horaires alors que d’autres n’en ont pas.» A l’heure actuelle, un quart des salariés a déjà un travail flexible et un tiers souhaite passer à cette forme de travail, selon Alexandra Kühn, qui cite une étude effectuée dans toute la Suisse. La taille d’une entreprise ne détermine pas non plus la faisabilité. Un important préalable au succès d’un lancement du «smart work» est, selon elle, la mise en oeuvre de processus de numérisation dans une entreprise, ainsi que la transformation culturelle et la communication. «En Suisse, ce sont les grandes entreprises qui disposent des ressources nécessaires.» Mais elle constate des progrès encourageants dans des PME qui sont souvent plus agiles lors de la mise en oeuvre.

Sondage en cours

Des sondages réguliers auprès d’organisations qui ont signé la charte Work Smart constituent une partie importante du travail de la «Work Smart Initiative». Ces Work Smart Supporters doivent noter leurs organisations dans les quatre dimensions que sont l’infrastructure, la technologie, le modèle de travail et les structures organisationnelles sur une échelle de 1 à 5. Selon les derniers sondages, les meilleurs résultats ont été atteints dans les domaines de la technologie et du modèle de travail.

La «Work Smart Initiative», elle-même, veut encore élargir son réseau à l’avenir pour avoir plus d’impact. Cela concerne également la communication vis-à-vis de l’extérieur. «Nous voulons montrer la valeur ajoutée qui se cache derrière ce thème et cette initiative.»

1 La «Work Smart Initiative» est soutenue par cinq entreprises: Swisscom, CFF, La Poste, La Mobilière et Witzig The Office Company

Entretien

BDO appartient aux 219 cosignataires de la «Work Smart Initiative» et s’efforce de mettre en oeuvre des horaires et lieux de travail flexibles depuis longtemps. Nous avons interrogé Denis Boivin à ce sujet. Il s’en occupe activement en interne.

Monsieur Boivin, qu’est-ce qui a incité BDO à signer la charte de la «Work Smart Initiative»?

Denis Boivin: Il y avait plusieurs motivations. Le déménagement de notre site de Zurich a été, sans l’ombre d’un doute, un élément décisif dans l’organisation de nos structures de travail. Les collaborateurs venus de quatre sites décentralisés sont maintenant répartis sur les quatre étages du bâtiment «Schiffbau» à Zurich. Cette étape a marqué notre entrée dans le nouveau monde du travail.

Les nouveaux modes de travail prennent-ils aussi la forme du partage de bureau?

Sur ce point, nous ne remplissons pas (encore) tout à fait les conditions requises pour le travail «smart». Chaque collaborateur a encore un poste de travail attitré. Mais l’infrastructure disponible nous permet de nous engager dans cette voie à terme.

BDO compte 33 succursales en Suisse, outre le site de Zurich. Est-ce que vous appliquez ce concept dans tout le pays?

Nous investissons dans une meilleure infrastructure, avons élaboré un concept de mobilité dans les grandes succursales et introduit un modèle de temps de travail annualisé. Par ailleurs, nos clients et collaborateurs peuvent accéder sans contrainte d’heure ou de lieu à un portail client qui a été activé il y a quelques mois. Nous avons aussi lancé les processus de numérisation internes il y a quelques années.

La «Work Smart Initiative» mène des sondages réguliers auprès des Smart Supporters pour évaluer les progrès des sociétés participantes dans les quatre domaines que sont l’infrastructure, la technologie, le modèle de travail et les structures d’organisation. Quelle est la situation actuelle de BDO?

En technologie, nous nous trouvons déjà dans une phase optimale; dans les domaines de l’infrastructure, du modèle de travail et de la structure de l’organisation, nous sommes en bonne voie et motivés à poursuivre nos efforts de manière systématique. Mais nous ne sommes pas encore à la fin du processus.

Comment réagissent les collaborateurs aux nouvelles formes de travail?

Nous n’avons pas encore fait de sondage et n’avons donc pas de réactions directes. Mais nous sentons que les collaborateurs apprécient clairement la mobilité, le home office ou le modèle du temps de travail annualisé. Beaucoup estiment que c’est un atout de pouvoir travailler en train ou dans un espace de coworking de manière autonome et détendue. Tout compte fait, c’est le travail fourni qui importe, quels que soient l’endroit et le moment où il a été effectué.

Directeur Fiscalité et Droit de BDO pour la Suisse

Directeur Fiscalité et Droit de BDO pour la Suisse

Au sujet de la «Work Smart Initiative»

La «Work Smart Initiative» vise à encourager le travail flexible sans contrainte de lieu. La charte de l’organisation fondée en 2015 a déjà été signée par plus de 220 organisations (état à mi-octobre 2019). Ces entreprises sont les Work Smart Supporters de ce réseau. Les Work Smart Partners montrent également leur engagement à l’extérieur et co-financent les efforts de l’organisation portée par cinq sociétés (Work Smart Leaders).

A propos d’Alexandra Kühn

Alexandra Kühn (au premier plan) s’est familiarisée avec les nouvelles formes de travail dans la pratique.

Alexandra Kühn dirige les activités opérationnelles du réseau professionnel «Work Smart Initiative». Avant de rejoindre l’initiative à la mi-2018, elle a géré différents projets et thèmes, celui du «Work Smart» en dernier, comme conseillère en communication chez Swisscom pendant plusieurs années. Auparavant, elle a travaillé pour des entreprises internationales dans une agence de communication. Avant son activité indépendante dans le journalisme et la communication, elle a enseigné quelques années à l’école primaire. Alexandra Kühn a un BSc en journalisme et communication d’entreprise. Avec un emploi à temps partiel et sans contrainte de lieu, cette mère de deux enfants montre pour quoi elle s’engage dans le cadre de la «Work Smart Initiative».